Hoe werkt de werkkostenregeling?


Wat is de Werkkostenregeling?
Als werkgever kun je zaken aan je personeel verstrekken of vergoeden, zoals bedrijfsfitness, kerstpakketten of een mobiele telefoon van de zaak. In de werkkostenregeling heb je een belastingvrije ruimte van 1,2 procent van de totale loonsom, waarbinnen je aan je personeel bepaalde vergoedingen en verstrekkingen kunt bieden. Dit is het forfait. Kom je boven dit bedrag uit, dan moet je over het meerdere een eindheffing betalen van 80 procent. Wil je meer weten over de werkkostenregeling, neem dan contact met ons op. Kijk hieronder voor tips om optimaal van de werkkostenregeling gebruik te maken.

Wat is de vrije ruimte?
Werkgevers kunnen hun personeelsleden, tot het vastgestelde percentage van 1,2 % van de totale loonsom, onbelast van vergoedingen en verstrekkingen laten profiteren. Het gaat dan bijvoorbeeld om kerstpakketten, etentjes, een fiets, personeelsfeesten en bedrijfsuitjes.

 Wat zijn gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen? 

Niet alle verstrekkingen en vergoedingen verminderen de vrije ruimte. Een aantal verstrekkingen en vergoedingen is gericht vrijgesteld of worden op nihil gewaardeerd, zoals vervoer- en reiskosten of voorzieningen op de werkplek. Wil je weten of de vergoedingen en verstrekkingen die jij doet gericht zijn vrijgesteld of op nihil worden gewaardeerd? Wij helpen je graag.
Valt een personeelsuitje onder de werkkostenregeling?
Wanneer de activiteit een “overwegend zakelijk karakter” heeft en het feestelijk karakter niet meer dan bijkomstig is, vallen de kosten onder een gerichte vrijstelling en voorkomt je extra loonheffing van 80%. De consumpties, maaltijden en reiskosten vallen dan ook onder de gerichte vrijstelling. Indien er ook onderdelen met een feestelijk karakter zijn op de dag (bijvoorbeeld een optreden van een band of dj) en deze beslaan meer dan 10% van de kosten, dan dient u de kosten te splitsen in zakelijk en feestelijk.
Hierbij moet aannemelijk worden gemaakt, door de opdrachtgever en de opdrachtnemer, dat de desbetreffende activiteit een overwegend zakelijk karakter heeft. Een goede omschrijving van het doel van de dag en de toegevoegde waarde van de activiteit is hierbij essentieel.
De kosten van de activiteit vallen onder de nihilwaardering indien de personeelsactiviteit op de eigen “werkplek” plaatsvindt. De activiteit valt dan onder een zogenaamde werkplekvoorziening. De werkplek is de plaats waarvoor Arbo-verantwoordelijkheid van toepassing is, bijvoorbeeld het eigen kantoor, kantine, zalen of parkeerplaats. De consumpties vallen dan ook onder de nihilwaardering en zijn dan daarom onbelast! (Voor een maaltijd zal een forfaitair bedrag worden opgevoerd dit is een fictief vastgesteld bedrag dat wordt belast). 


Tips werkkostenregeling:
Tip 1
Combineer je uitje met een vergadering inclusief lunch en/of diner. Vraag om twee facturen. Eén voor het vergaderdeel en één voor het uitjesdeel. Catering en zaalhuur bedragen meestal 50% van de totale som, dus dit is al een eerste WKR-besparing.

Tip 2
WKR onbelast zijn uitjes die volledig op de werkplek plaatsvinden. Denk hierbij eens aan een spel dat je op kantoor kunt organiseren en laat een cateraar voor het diner zorgen. 
Tip 3
Uitjes die als teamtraining kunnen worden gezien, vallen ook buiten de WKR. Let op, gezellig met je collega’s gaan koken en dit boeken als training zal niet worden geaccepteerd door de belastinginspecteur. Verbetering van kennis en vaardigheden voor het werk zijn van belang en ook dat de training onder werktijd plaatsvindt. Denk bijvoorbeeld aan zaken als teambuilding en coaching. 
Tip 4
Combineer je uitje met een andere component uit de WKR, bijvoorbeeld het kerstpakket. In plaats van een kerstpakket kun je ook een uitje naar het pretpark aanbieden aan het eind van het jaar. Twee in één.
Tip 5
Richt een personeelsvereniging op via de notaris, stel een bestuur samen en laat hierin zowel bedrijf als medewerkers een even groot aandeel storten. De bijdrage door de werkgever aan de personeelsvereniging behoort tot het loon en is dus belast. De kosten van uitjes betaald uit de verenigingskas vallen buiten de WKR.


Veelgestelde vragen in 'Loonbelasting'


terug naar de faq